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BEWERBERMANAGEMENT

Bewerbermanagement für Kommunen und Landesbehörden

Laufbahnkontor (Arbeitstitel) bildet den Personalauswahlprozess digital ab — von der Vakanz über Ausschreibung und Bewerbung bis zur Beteiligung von Ämtern und Gremien und zur dokumentierten Bestenauslese. Ihr führendes HR-System (z. B. LOGA) bleibt unverändert; Personalstellen kommen per täglichem Import. Ein Docker-Bündel lässt sich als SaaS in der EU oder on-premise betreiben. Die gezeigten Oberflächen sind Klickprototypen — kein Produktivstand.

Kontaktieren Sie unsSo funktioniert es

VERGABE-CHECK

Passt Laufbahnkontor zu Ihrer Ausschreibung?

Die Software ist für kommunale und staatliche Arbeitgeber konzipiert, deren Leistungsverzeichnis typischerweise Folgendes fordert — ohne dass ein Produktivbetrieb bereits vorliegt:

  • Bestenauslese und Auswahlvermerk revisionssicher dokumentiert (Art. 33 GG)
  • Feingranulare Rechte — Gremien sehen Bewerbungen erst ab der Vorqualifizierung
  • Täglicher Import aus dem führenden HR-System ohne Rückschnittstelle
  • Barrierefreies Bewerberportal und interne Oberfläche (BITV 2.0 / WCAG 2.1 als Zielmaßstab)
  • Betrieb EU/EWR — SaaS oder on-premise aus demselben Softwarestand
  • Feingranulare RechteSichtbarkeit je Rolle und Verfahrensstand
  • 26 SchritteProzessschritte von Vakanz bis Archivierung
  • HR-ImportTäglich Personalstellen und Vorgesetzte — keine Rückschreibung
  • Kein Scoringjede Auswahlentscheidung trifft ein Mensch

VERGABE-ZIELE

Was eine Vergabe an Bewerbermanagement stellt

Typische Leistungsverzeichnisse für den öffentlichen Dienst verlangen ein durchgängiges System — Laufbahnkontor ist dafür konzipiert:

  • Zentraler Zugriff auf Bewerbungen, Lebensläufe und Unterlagen für alle Verantwortlichen
  • Digitale Abbildung aller Phasen: Ausschreibung, Eingang, Vorauswahl, Interview, Auswahl
  • Vorselektion mit menschlicher Entscheidung — kein automatisches Ranking oder Scoring
  • Kommunikation mit Bewerbenden: Status, Einladungen, begründete Absagen, Terminvereinbarung
  • Reporting und Durchlaufzeiten — Standardreports für Steuerung und Nachweis
  • Nutzung in Ämtern, Eigenbetrieben und Beteiligungsgremien im selben System
  • Rechtskonformität nach AGG, Datenschutz und dem jeweiligen Landesrecht

BEWERBERPORTAL

Öffentliche Stellenbörse — login-frei und barrierefrei

Bewerbende finden offene Stellen ohne Anmeldung, filtern nach Bereich, Einstiegslevel und Entgeltgruppe und gelangen direkt zum Online-Bewerbungsformular.

Zentrale Stellenbörse mit Filter je Amt und Bereich — ohne Login nutzbar.

Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 als Zielmaßstab.

Oberflächenentwurf, kein Produktivstand.

Oberflächenentwurf: öffentliche Stellenbörse mit Filter und Stellenkarten

BEWERBUNG

Online-Bewerbung — auch mobil

Mehrstufiges Formular mit Zwischenspeicherung, Anlagen-Upload und Malware-Prüfung.

Malware-Scan aller Anlagen vor Speicherung.

Volle Funktionsparität auf aktuellem iOS und Android.

Kein Feld für bisherige Entgeltentwicklung — AGG-konform.

Oberflächenentwurf, kein Produktivstand.

Oberflächenentwurf: mobiles Bewerbungsformular in fünf Schritten

BEWERBERKONTO

Bewerberkonto — Status, Nachrichten, Termine

Nach Registrierung sehen Bewerbende den Verlauf jeder Bewerbung, Nachrichten der Personalberatung und geplante Termine — ohne Anruf bei der Hotline.

Mehrfachbewerbungen mit Statusübersicht pro Verfahren.

Nutzerinitiierte Kontolöschung und Art.-15-Auskunftsexport.

Nachrichtenkanal zur Personalberatung — Mensch zu Mensch, kein Chat-Bot.

Oberflächenentwurf, kein Produktivstand.

Oberflächenentwurf: Bewerberkonto mit Zeitstrahl und Reitern

SACHBEARBEITUNG

Verfahrensübersicht für die Personalgewinnung

Named-User-Oberfläche mit Suche, Meldungen und KPI-Übersicht: laufende Ausschreibungen, Fristen und offene Aufgaben auf einen Blick.

KPI-Übersicht Bewerbungseingang und offene Aufgaben.

Personalisierte Named-User-Anmeldung mit Rollentrennung.

Freigabeworkflow für Ausschreibungen mit 15 Pflichtfeldern.

Oberflächenentwurf, kein Produktivstand.

Oberflächenentwurf: Dashboard Verfahrensübersicht mit KPI-Karten

VORSELEKTION

Bewerbungsliste und Vorauswahl

Sachbearbeitende filtern eingehende Bewerbungen, führen Vorselektion durch und leiten qualifizierte Bewerbungen an Fachämter weiter — mit dokumentiertem Verfahrensstand.

Filter und Vorselektion — Entscheidung immer durch Sachbearbeitung.

Weiterleitung an Fachamt und Gremien mit dokumentiertem Stand.

Nachfordern, Terminvereinbarung oder begründete Absage aus einer Oberfläche.

Oberflächenentwurf, kein Produktivstand.

Oberflächenentwurf: Bewerbungsliste mit Mehrfachauswahl und Aktionen

BETEILIGUNG

Beteiligung von Amt und Gremien

Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte sehen Unterlagen erst ab der Vorqualifizierung, geben Stellungnahmen ab und halten gesetzliche Fristen ein — ohne Papierumlauf.

Sichtbarkeit ab Prozessschritt Vorqualifizierung — nichts davor.

Reihenfolge Gleichstellung vor Personalrat und SBV im Workflow.

Oberflächenentwurf, kein Produktivstand.

Oberflächenentwurf: Beteiligungsboard mit Gremien-Stellungnahmen

PROZESS

Wie läuft ein Auswahlverfahren im Laufbahnkontor ab?

Der durchgängige Ablauf von der Vakanz bis zur Einstellung oder Absage — revisionssicher dokumentiert.

Schritt 01 von 07

  1. Schritt 01

    Personalstelle und Vakanz

    Stellen aus dem HR-Import oder manuell anlegen; Ausschreibung mit Pflichtfeldern und Freigabeworkflow vorbereiten.

  2. Schritt 02

    Veröffentlichung

    Stellenbörse und optionale Kanäle; Fristen und Statusautomatik überwachen.

  3. Schritt 03

    Bewerbungseingang

    Online-Bewerbungen zuordnen, Eingang bestätigen, Bewerberkonto bereitstellen.

  4. Schritt 04

    Vorauswahl

    Personalberatung prüft, fordert nach oder leitet an Fachamt weiter.

  5. Schritt 05

    Beteiligung

    Gremien in gesetzlicher Reihenfolge und mit Fristen.

  6. Schritt 06

    Auswahl und Abschluss

    Interviews dokumentieren, Auswahlvermerk erstellen, Zusage oder begründete Absage.

  7. Schritt 07

    Archivierung

    Verfahren abschließen, Aufbewahrungs- und Löschregeln anwenden.

ABGRENZUNG

Was Laufbahnkontor leistet — und was bewusst nicht

Klare Produktabgrenzung für Vergabestellen und Fachämter:

Leistungsumfang und Abgrenzung Laufbahnkontor
ThemaLaufbahnkontorAbgrenzung
HR-KernsystemTäglicher Import von Personalstellen und VorgesetztenErsetzt kein LOGA o. Ä.; keine Rückschnittstelle
Automatische BewertungNein — Bestenauslese durch MenschenKein Scoring, keine Ranglisten, keine KI-Entscheidung
ReportingZehn Standardreports, Durchlaufzeiten und BesetzungsverlaufKeine Leistungsüberwachung Einzelner
VeröffentlichungZentrale Stellenbörse; Veröffentlichung u. a. über BA-Jobbörse und InteramtInteramt = öffentliche Verwaltungs-Stellenbörse; Social-Media-Kanäle gestuft
ZustellungPostzustellungsurkunde dokumentiert im Aktivitäten-ManagementKein separater Postversand — Protokollierung und Scan-Upload
Talent-PoolEinwilligungsbasiert, jederzeit widerrufbarKeine Speicherung ohne dokumentierte Einwilligung

TYPISCHE REIBUNG

Wo bei kommunalen Arbeitgebern oft Reibung entsteht

Diese Muster entsprechen typischen Anforderungen in Vergaben — unabhängig vom jeweiligen Altsystem:

  • Gremien per Papierumlauf

    Stellungnahmen von Personalrat und SBV per E-Mail und Ausdruck sind schwer nachweisbar und verzögern Fristen — das System hält Reihenfolge und Fristen fest.

  • Doppelerfassung von Stellen

    Stellenplan im HR-System, Ausschreibungstext woanders: der tägliche HR-Import entlastet, ohne das HR-System zu verändern.

  • Intransparente Absagen

    Bewerbende wissen nicht, wo ihre Bewerbung steht — das Bewerberkonto zeigt Status, Nachrichten und Termine ohne Hotline.

  • Revisionssichere Nachweise

    Auswahlvermerk, Beteiligungen und Fristen müssen belegbar sein — Aktivitäten-Management und Audit-Trail statt verstreuter E-Mails und Ausdrucke.

  • Keine Steuerungskennzahlen

    Durchlaufzeiten und Besetzungsverläufe fehlen — Standardreports machen Fortschritt und Engpässe sichtbar.

  • E-Mail-Flut im Verfahren

    Einladungen, Nachfragen und Absagen landen in Einzelpostfächern — Vorlagen, Aktivitäten-Management und Bewerberkonto bündeln die Kommunikation an einem Ort.

MITBESTIMMUNG

Für Personalrat, SBV und Gleichstellung

Gremien müssen vertrauen können, dass das System Mitbestimmung unterstützt — nicht untergräbt:

  • Sichtbarkeit erst, wenn die Personalgewinnung eine Bewerbung als vorqualifiziert weiterleitet
  • Gesetzliche Beteiligungsreihenfolge und Fristen im Workflow
  • Keine Auswertung, die Leistung oder Verhalten einzelner Sachbearbeitender zeigt
  • Pseudonymisierte Sachbearbeitung in Gremiensichten; zusammengefasste Berichte zweckgebunden
  • Allgemein verständliche Systembeschreibung für die Dienstvereinbarung — auf Anfrage im Erstgespräch

IT & DATENSCHUTZ

Für IT-Dienstleister und Datenschutzbeauftragte

Technische Anforderungen öffentlicher Vergaben sind im Produktkonzept berücksichtigt:

  • Webanwendung ohne Client-Installation; SAML/SSO gegen den Identitätsanbieter des Auftraggebers
  • Konfiguration ohne Quellcodeeingriff — Kataloge, Vorlagen und Regeln in der Administration
  • Konfigurierbares Löschregelwerk, Audit-Trail, Art.-15-Export für Bewerbende
  • SBOM und Schwachstellenprozess als Produktziel — ohne Zertifikatsversprechen

BERATERIUM

Wer steckt hinter Laufbahnkontor?

Im Erstgespräch gehen wir Ihre Anforderungsliste durch und zeigen den Klickprototyp — angelehnt an typische Vergaben im öffentlichen Dienst. Laufbahnkontor wird von der Beraterium GbR entwickelt:

Ihre Anforderungen — unser Prototyp

Schreiben Sie uns — wir gehen Ihre Vergabe-Anforderungen durch, zeigen den Klickprototyp und besprechen SaaS oder on-premise.

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