BEWERBERMANAGEMENT
Bewerbermanagement für Kommunen und Landesbehörden
Laufbahnkontor (Arbeitstitel) bildet den Personalauswahlprozess digital ab — von der Vakanz über Ausschreibung und Bewerbung bis zur Beteiligung von Ämtern und Gremien und zur dokumentierten Bestenauslese. Ihr führendes HR-System (z. B. LOGA) bleibt unverändert; Personalstellen kommen per täglichem Import. Ein Docker-Bündel lässt sich als SaaS in der EU oder on-premise betreiben. Die gezeigten Oberflächen sind Klickprototypen — kein Produktivstand.
VERGABE-CHECK
Passt Laufbahnkontor zu Ihrer Ausschreibung?
Die Software ist für kommunale und staatliche Arbeitgeber konzipiert, deren Leistungsverzeichnis typischerweise Folgendes fordert — ohne dass ein Produktivbetrieb bereits vorliegt:
- Bestenauslese und Auswahlvermerk revisionssicher dokumentiert (Art. 33 GG)
- 17 Rollen mit zustandsabhängiger Sichtbarkeit — Gremien sehen erst ab der Vorauswahl
- Täglicher Import aus dem führenden HR-System ohne Rückschnittstelle
- Barrierefreies Bewerberportal und interne Oberfläche (BITV 2.0 / WCAG 2.1 als Zielmaßstab)
- Betrieb EU/EWR — SaaS oder on-premise aus demselben Softwarestand
- 17 Rollenzustandsabhängige Sichtbarkeit nach Anlage 8.1
- 26 SchritteProzessschritte von Vakanz bis Archivierung
- HR-ImportTäglich Personalstellen und Vorgesetzte — keine Rückschreibung
- Kein Scoringjede Auswahlentscheidung trifft ein Mensch
VERGABE-ZIELE
Was eine Vergabe an Bewerbermanagement stellt
Typische Leistungsverzeichnisse für den öffentlichen Dienst verlangen ein durchgängiges System — Laufbahnkontor ist dafür konzipiert:
- Zentraler Zugriff auf Bewerbungen, Lebensläufe und Unterlagen für alle Verantwortlichen
- Digitale Abbildung aller Phasen: Ausschreibung, Eingang, Vorauswahl, Interview, Auswahl
- Vorselektion mit menschlicher Entscheidung — kein automatisches Ranking oder Scoring
- Kommunikation mit Bewerbenden: Status, Einladungen, begründete Absagen, Terminvereinbarung
- Reporting und Durchlaufzeiten — Standardreports für Steuerung und Nachweis
- Nutzung in Ämtern, Eigenbetrieben und Beteiligungsgremien im selben System
- Rechtskonformität nach AGG, Datenschutz und dem jeweiligen Landesrecht
BEWERBERPORTAL
Öffentliche Stellenbörse — login-frei und barrierefrei
Bewerbende finden offene Stellen ohne Anmeldung, filtern nach Bereich, Einstiegslevel und Entgeltgruppe und gelangen direkt zum Online-Bewerbungsformular.
Zentrale Stellenbörse mit Filter je Amt und Bereich — ohne Login nutzbar.
Vollständig ohne JavaScript erreichbar (serverseitig gerendertes Portal).
Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 als Zielmaßstab.
BEWERBUNG
Online-Bewerbung — auch mobil
Mehrstufiges Formular mit Zwischenspeicherung, Anlagen-Upload und Malware-Prüfung. Das Feld „bisheriges Gehalt“ ist bewusst nicht vorgesehen.
Malware-Scan aller Anlagen vor Speicherung.
Volle Funktionsparität auf aktuellem iOS und Android.
Kein Feld für bisherige Entgeltentwicklung — AGG-konform.
BEWERBERKONTO
Bewerberkonto — Status, Nachrichten, Termine
Nach Registrierung sehen Bewerbende den Verlauf jeder Bewerbung, Nachrichten der Personalberatung und geplante Termine — ohne Anruf bei der Hotline.
Mehrfachbewerbungen mit Statusübersicht pro Verfahren.
Nutzerinitiierte Kontolöschung und Art.-15-Auskunftsexport.
Nachrichtenkanal zur Personalberatung — Mensch zu Mensch, kein Chat-Bot.
SACHBEARBEITUNG
Verfahrensübersicht für die Personalgewinnung
Named-User-Oberfläche mit Suche, Meldungen und KPI-Übersicht: laufende Ausschreibungen, Fristen und offene Aufgaben auf einen Blick.
KPI-Übersicht Bewerbungseingang und offene Aufgaben.
Personalisierte Named-User-Anmeldung mit Rollentrennung.
Freigabeworkflow für Ausschreibungen mit 15 Pflichtfeldern.
VORSELEKTION
Bewerbungsliste und Vorauswahl
Sachbearbeitende filtern eingehende Bewerbungen, führen Vorselektion durch und leiten qualifizierte Bewerbungen an Fachämter weiter — mit dokumentiertem Verfahrensstand.
Filter und Vorselektion — Entscheidung immer durch Sachbearbeitung.
Weiterleitung an Fachamt und Gremien mit dokumentiertem Stand.
Nachfordern, Terminvereinbarung oder begründete Absage aus einer Oberfläche.
BETEILIGUNG
Beteiligung von Amt und Gremien
Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte sehen Unterlagen erst ab der Vorqualifizierung, geben Stellungnahmen ab und halten gesetzliche Fristen ein — ohne Papierumlauf.
Sichtbarkeit ab Prozessschritt Vorqualifizierung — nichts davor.
Reihenfolge Gleichstellung vor Personalrat und SBV im Workflow.
Einstellung gesperrt, bis alle Beteiligungen abgeschlossen sind.
PROZESS
Wie läuft ein Auswahlverfahren im Laufbahnkontor ab?
Der durchgängige Ablauf von der Vakanz bis zur Einstellung oder Absage — revisionssicher dokumentiert.
Personalstelle und Vakanz
Stellen aus dem HR-Import oder manuell anlegen; Ausschreibung mit Pflichtfeldern und Freigabeworkflow vorbereiten.
Veröffentlichung
Stellenbörse und optionale Kanäle; Fristen und Statusautomatik überwachen.
Bewerbungseingang
Online-Bewerbungen zuordnen, Eingang bestätigen, Bewerberkonto bereitstellen.
Vorauswahl
Personalberatung prüft, fordert nach oder leitet an Fachamt weiter.
Beteiligung
Gremien in gesetzlicher Reihenfolge und mit Fristen — Einstellung gesperrt, bis Mitbestimmung abgeschlossen ist.
Auswahl und Abschluss
Interviews dokumentieren, Auswahlvermerk erstellen, Zusage oder begründete Absage.
Archivierung
Verfahren abschließen, Aufbewahrungs- und Löschregeln anwenden.
ABGRENZUNG
Was Laufbahnkontor leistet — und was bewusst nicht
Klare Produktabgrenzung für Vergabestellen und Fachämter:
| Thema | Laufbahnkontor | Abgrenzung |
|---|---|---|
| HR-Kernsystem | Täglicher Import von Personalstellen und Vorgesetzten | Ersetzt kein LOGA o. Ä.; keine Rückschnittstelle |
| Automatische Bewertung | Nein — Bestenauslese durch Menschen | Kein Scoring, keine Ranglisten, keine KI-Entscheidung |
| Reporting | Zehn Standardreports, Durchlaufzeiten und Besetzungsverlauf | Keine Leistungsüberwachung Einzelner |
| Veröffentlichung | Zentrale Stellenbörse; Kanäle wie BA und Interamt vorgesehen | Social-Media-Kanäle gestuft, nicht alle zum Start |
| Zustellung | Postzustellungsurkunde dokumentiert im Aktivitäten-Management | Kein separater Postversand — Protokollierung und Scan-Upload |
| Talent-Pool | Einwilligungsbasiert, jederzeit widerrufbar | Keine Speicherung ohne dokumentierte Einwilligung |
| Barrierefreiheit | BITV 2.0 / WCAG 2.1 als Zielmaßstab für Portal und Backend | Nachweis im Produktivbetrieb, nicht im Prototyp |
| CV-Parsing | Optional nur als Formularvorbefüllung durch die bewerbende Person | Bei Auslieferung deaktiviert; niemals Filter oder Auswahl |
| Messenger (WhatsApp & Co.) | Nicht in Version 1 | Kommunikation über Aktivitäten-Management und E-Mail |
| Betrieb | SaaS im RZ des Anbieters oder on-premise | Rechenzentrum in der EU; kein Hyperscaler-Zwang |
TYPISCHE REIBUNG
Wo bei kommunalen Arbeitgebern oft Reibung entsteht
Diese Muster entsprechen typischen Anforderungen in Vergaben — unabhängig vom jeweiligen Altsystem:
Gremien per Papierumlauf
Stellungnahmen von Personalrat und SBV per E-Mail und Ausdruck sind schwer nachweisbar und verzögern Fristen — das System hält Reihenfolge und Fristen fest.
Doppelerfassung von Stellen
Stellenplan im HR-System, Ausschreibungstext woanders: der tägliche HR-Import entlastet, ohne das HR-System zu verändern.
Intransparente Absagen
Bewerbende wissen nicht, wo ihre Bewerbung steht — das Bewerberkonto zeigt Status, Nachrichten und Termine ohne Hotline.
Fachämter außerhalb des Systems
27 Ämter und Eigenbetriebe sollen mitarbeiten — Beteiligung ab definierter Prozessstufe statt paralleler E-Mail-Ketten.
Keine Steuerungskennzahlen
Durchlaufzeiten und Besetzungsverläufe fehlen — Standardreports machen Fortschritt und Engpässe sichtbar.
MITBESTIMMUNG
Für Personalrat, SBV und Gleichstellung
Gremien müssen vertrauen können, dass das System Mitbestimmung unterstützt — nicht untergräbt:
- Sichtbarkeit erst, wenn die Personalgewinnung eine Bewerbung als vorqualifiziert weiterleitet
- Gesetzliche Beteiligungsreihenfolge und Fristen im Workflow — Einstellung gesperrt bis Abschluss
- Keine Auswertung, die Leistung oder Verhalten einzelner Sachbearbeitender zeigt
- Pseudonymisierte Sachbearbeitung in Gremiensichten; zusammengefasste Berichte zweckgebunden
- Allgemein verständliche Systembeschreibung für die Dienstvereinbarung — auf Anfrage im Erstgespräch
IT & DATENSCHUTZ
Für IT-Dienstleister und Datenschutzbeauftragte
Technische Anforderungen öffentlicher Vergaben sind im Produktkonzept berücksichtigt:
- Webanwendung ohne Client-Installation; SAML/SSO gegen den Identitätsanbieter des Auftraggebers
- Named-User-Lizenzmodell ohne Concurrent-User-Zählung
- Konfiguration ohne Quellcodeeingriff — Kataloge, Vorlagen und Regeln in der Administration
- Rechenzentrum EU/EWR; kein Betrieb bei Hyperscalern; SaaS oder on-premise aus einem Bündel
- Konfigurierbares Löschregelwerk, Audit-Trail, Art.-15-Export für Bewerbende
- SBOM und Schwachstellenprozess als Produktziel — ohne Zertifikatsversprechen
BERATERIUM
Wer steckt hinter Laufbahnkontor?
Im Erstgespräch gehen wir Ihre Anforderungsliste durch und zeigen den Klickprototyp — angelehnt an typische Vergaben im öffentlichen Dienst. Laufbahnkontor wird von der Beraterium GbR entwickelt:
Kontakt
Unverbindliche Anfrage: Anforderungen klären, Prototyp zeigen, nächste Schritte besprechen.
Prototyp-Demo
Klickprototyp der Oberflächen — Stellenbörse, Bewerbung, Gremienboard. Kein Produktivstand, aber greifbar im Gespräch.
Team
Till Manfred Blania und Aleksandra Polosukhina — Gründer und Gesellschafter der Beraterium GbR.
Häufige Fragen
Was ist Laufbahnkontor?
Laufbahnkontor (Arbeitstitel) ist eine Bewerbermanagement-Software der Beraterium GbR für kommunale und staatliche Arbeitgeber — von der Ausschreibung bis zur dokumentierten Einstellung oder Absage.
Ist die Software schon im Einsatz?
Nein. Die gezeigten Oberflächen sind Klickprototypen. Das Produkt wird am Maßstab öffentlicher Ausschreibungen gebaut; ein Referenzbetrieb liegt noch nicht vor.
Wie läuft die Anbindung an unser HR-System?
Laufbahnkontor importiert täglich Personalstellen, Organisationsdaten und Vorgesetzten aus dem führenden HR-System (z. B. LOGA) — per verschlüsseltem Datentransfer. Es gibt keine Rückschnittstelle; eingestellte Personen werden als Dokument exportiert, nicht zurückgeschrieben.
Wie ist Personalrat und SBV eingebunden?
Gremien sehen Bewerbungen erst nach Vorqualifizierung durch die Personalgewinnung. Beteiligung folgt der gesetzlichen Reihenfolge mit Fristen; die Einstellung bleibt gesperrt, bis alle Stellungnahmen vorliegen.
Ist das System barrierefrei?
Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 ist Zielmaßstab für Bewerberportal und interne Oberfläche. Der gezeigte Klickprototyp ist noch kein Barrierefreiheitsnachweis — der erfolgt im Produktivbetrieb.
Ersetzt Laufbahnkontor unser HR-System?
Nein. Das HR-System bleibt führend für Personalakte und Stellenplan. Laufbahnkontor bezieht Personalstellen per Import und schreibt nicht zurück.
Wie werden Bewerbende bewertet?
Gar nicht automatisch. Das System unterstützt Sachbearbeitung und Gremien — jede Auswahlentscheidung trifft ein Mensch mit Begründung.
Was ist mit Künstlicher Intelligenz?
Optional assistierende Funktionen (z. B. Formularvorbefüllung aus Lebenslauf) sind systemweit abschaltbar und entscheiden nie über Bewerbungen.
Named User oder Concurrent?
Named-User-Lizenzmodell — jede berechtigte Person erhält ein persönliches Konto ohne gleichzeitige Sitzungszählung.
Migration aus Bewerber3 oder anderem Altsystem?
Ein Migrationskonzept wird projektspezifisch erarbeitet — im Erstgespräch klären wir Umfang und Datenbestand. Ein abgeschlossenes Referenzprojekt liegt noch nicht vor.
SaaS oder on-premise?
Beides aus demselben Docker-Bündel — Betrieb im Rechenzentrum des Anbieters (EU/EWR) oder beim Auftraggeber.
Wie starte ich ein Gespräch?
Über das Kontaktformular auf beraterium.de — wir melden uns für ein unverbindliches Erstgespräch.
Ihre Anforderungen — unser Prototyp
Schreiben Sie uns — wir gehen Ihre Vergabe-Anforderungen durch, zeigen den Klickprototyp und besprechen SaaS oder on-premise.
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